Digitale Reservierung und Abrechnung für möglichst viele Mobilitätsvarianten

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Eine digitale Reservierung und Abrechnung für verschiedene Mobilitätsvarianten bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein umfassendes und flexibles Mobilitätsmanagement zu implementieren

Durch die zentrale Verwaltung und Abrechnung werden die Nutzung von Firmenfahrzeugen, Carsharing, Dienstfahrrädern und öffentlichen Verkehrsmitteln nahtlos integriert. Ein solches System steigert nicht nur die Flexibilität und Transparenz der Mobilität im Unternehmen, sondern trägt auch zur Kostenkontrolle und Optimierung der Ressourcennutzung bei. Eine benutzerfreundliche Plattform ist essenziell, um den Zugriff auf alle Mobilitätsoptionen einfach und effizient zu gestalten und gleichzeitig die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens zu unterstützen.

Vielfältige Mobilitätsoptionen effizient verwalten mit digitalen Lösungen

Reservierungssystem
Mobilitätsvarianten
Abrechnung und Kostenmanagement
Transparenz und Nutzungsanalysen
Integration externer Anbieter
Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Reservierungssystem für Fahrzeuge und andere Mobilitätsformen

Fahrzeugmanagement per App

Mobile Anwendung zur Fahrzeugverwaltung, ermöglicht Zugriff auf Angebote und Fahrzeugdetails.

Ein digitales System ermöglicht es, verschiedene Mobilitätsoptionen einfach und zentral zu reservieren, unabhängig davon, ob es sich um Firmenfahrzeuge, Dienstfahrräder, E-Scooter, Shuttle-Services oder Carsharing-Fahrzeuge handelt.

Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

Echtzeit-Verfügbarkeit: Mitarbeiter können die Verfügbarkeit von Fahrzeugen oder anderen Mobilitätsmitteln in Echtzeit einsehen und diese entsprechend ihrer Bedürfnisse reservieren.
Multimodale Nutzung: Das System sollte verschiedene Verkehrsmittel kombinieren können, z.B. die Nutzung eines E-Scooters für die „letzte Meile“ nach dem Parken eines Firmenwagens oder nach einer Bahnreise.
Flexible Nutzung: Mitarbeiter können Fahrzeuge für Dienstfahrten, aber auch für private Zwecke reservieren, sofern dies durch das Mobilitätskonzept erlaubt ist. Hier sollten klare Regeln zur Prioritätensetzung und zu möglichen Kostenunterschieden festgelegt werden.

Ein umfassendes digitales System sollte möglichst viele Mobilitätsformen berücksichtigen und integrieren:

Firmenfahrzeuge (PKW, Transporter, E-Fahrzeuge): Diese können für dienstliche Fahrten reserviert werden, inklusive der Verfügbarkeit von Ladestationen für Elektrofahrzeuge.
Carsharing: Mitarbeiter können Carsharing-Angebote in das Unternehmen integrieren und entsprechende Fahrzeuge über das zentrale System buchen.
Dienstfahrräder und E-Bikes: Diese können ebenfalls in das System integriert werden, sodass die Verfügbarkeit und Nutzung von Fahrrädern transparent und leicht zugänglich ist.
E-Scooter: Auch E-Scooter können für kurze Strecken oder für die „letzte Meile“ nach dem Parken eines Fahrzeugs oder dem Aussteigen aus öffentlichen Verkehrsmitteln genutzt werden.
Shuttle-Services: Bei der Buchung von firmeneigenen oder externen Shuttleservices können die Abfahrtszeiten und verfügbaren Plätze digital verwaltet werden.
Öffentliche Verkehrsmittel: Ein digital integriertes System könnte auch ÖPNV-Tickets oder Mobilitätsbudgets bereitstellen, sodass Mitarbeiter unkompliziert öffentliche Verkehrsmittel nutzen können.

Die digitale Plattform sollte nicht nur die Reservierung, sondern auch die Abrechnung der verschiedenen Mobilitätsangebote ermöglichen

Automatische Abrechnung: Je nach Nutzungsform (privat oder dienstlich) kann die Abrechnung automatisiert erfolgen. Für dienstliche Fahrten werden die Kosten in die Reisekostenabrechnung integriert, für private Nutzung können direkt Abzüge vom Gehalt oder anderweitige Abrechnungen vorgenommen werden.
Mobilitätsbudget: Unternehmen können ein Mobilitätsbudget einführen, das Mitarbeiter für verschiedene Mobilitätsarten nutzen können. Die Abrechnung erfolgt dann im Rahmen des bereitgestellten Budgets. Sollte das Budget überschritten werden, könnten zusätzliche Kosten dem Mitarbeiter in Rechnung gestellt werden.
Kilometer- und Zeiterfassung: Das System sollte die Möglichkeit bieten, Kilometerstände oder Nutzungszeiten zu erfassen, um die Abrechnung nach genutzten Kilometern oder Zeiträumen zu ermöglichen.
CO₂-Tracking: Eine nachhaltige Funktion könnte die Erfassung des CO₂-Fußabdrucks der einzelnen Fahrten sein, um umweltbewusste Entscheidungen zu fördern. Mitarbeiter könnten so sehen, welche Auswirkungen ihre Mobilitätswahl auf die Umwelt hat.

Ein zentrales System zur Reservierung und Abrechnung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Nutzung der Mobilitätsangebote transparent zu überwachen und zu analysieren:

Nutzungsauswertung: Unternehmen können sehen, welche Mobilitätsoptionen am meisten genutzt werden und wo möglicherweise Engpässe entstehen. Diese Informationen können genutzt werden, um den Fuhrpark oder die Zahl der Fahrräder/E-Scooter entsprechend anzupassen.
Kostenkontrolle: Durch die zentrale Abrechnung haben Unternehmen jederzeit die Kontrolle über die Mobilitätskosten und können Budgeteinsparungen identifizieren.
Berichte und Auswertungen: Das System kann regelmäßig Berichte zu den genutzten Mobilitätsvarianten, den entstandenen Kosten und den umweltfreundlichen Alternativen liefern, was die strategische Planung und Weiterentwicklung des Mobilitätskonzepts unterstützt.

Das digitale Reservierungs- und Abrechnungssystem sollte flexibel genug sein, um externe Mobilitätsanbieter zu integrieren:

Carsharing-Anbieter: Mitarbeiter können über das System Carsharing-Fahrzeuge externer Anbieter reservieren, während die Abrechnung zentral über das Unternehmen erfolgt.
Fahrradverleihsysteme: Öffentliche oder private Fahrradverleihdienste können direkt integriert werden, um Mitarbeitern eine nahtlose Nutzung zu ermöglichen.
ÖPNV und Ridesharing: Das System könnte auch die Integration von ÖPNV-Tickets oder Ridesharing-Diensten wie Uber oder Lyft unterstützen. Die Kosten für diese Dienste könnten dann direkt über das Unternehmen abgerechnet oder in das Mobilitätsbudget integriert werden.

Ein solches System muss benutzerfreundlich und intuitiv sein, damit die Mitarbeiter die Reservierungsprozesse schnell und einfach durchführen können:

App-Integration: Eine mobile App, die den Mitarbeitern ermöglicht, Mobilitätsdienste von unterwegs zu buchen, zu ändern oder zu stornieren.
Kalenderintegration: Das System könnte eine Kalenderintegration bieten, sodass Reservierungen direkt in den Dienstkalender der Mitarbeiter übernommen werden.
Push-Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen könnten die Mitarbeiter über bevorstehende Buchungen, Verfügbarkeiten und Änderungen informieren.