Mobilität: Anweisende Dokumentation Die betriebliche Mobilität umfasst alle dienstlichen und standortbezogenen Wege von Mitarbeitenden, Dienstleistern und Gästen – sei es mit Poolfahrzeugen, öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrädern, E-Fahrzeugen oder zu Fuß. Damit diese Prozesse sicher, effizient, nachhaltig und nachvollziehbar funktionieren, braucht es eine anweisende Dokumentation, die klare Regeln, Zuständigkeiten und Abläufe für die Mobilitätsnutzung festlegt.
Sie dient als verbindlicher Ordnungsrahmen für Mobilitätsangebote, unterstützt die Einhaltung von Rechtsvorgaben, Nachhaltigkeitszielen, Dienstvereinbarungen und Sicherheitsanforderungen – und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
Inhalte der anweisenden Dokumentation Nutzergruppen, Standorte, Mobilitätsformen (Auto, ÖPNV, Rad etc.)
Mobilitätskoordination, HR, FM, IT, ESG, Nutzende
Buchung, Freigabe, Nutzungsvoraussetzungen, Fahrtzwecke
Fahrzeugkategorien, Zugriff, Abholung, Rückgabe
Zugang, Ladeverhalten, Abrechnung, Blockierregeln
Nutzung von ÖPNV, Dienstrad, Sharing, Apps
Stellplatzvergabe, Besuchende, Sonderregelungen
Führerscheinpflicht, Unfallmeldung, Fahrtauglichkeit
Meldewege, Helpdesk-Anbindung, Maßnahmenverfolgung
Erfassung CO₂-Daten, Reportingpflichten, Verhaltensbezug
Unterweisungen, Infomaterial, Plattformen
Rollenmodell (Beispiel) Koordination, Systempflege, Reporting
Parkflächen, Ladeinfrastruktur, Fahrzeuginstandhaltung
Dienstwagenregelungen, Mobilitätsbudget, Fahrtkostenrichtlinien
Datenauswertung, Zielverfolgung, Berichtswesen
Regelkonforme und rücksichtsvolle Nutzung
Digitale Integration Buchung, Status, Rückmeldung, Ladeinfrastruktur
Störungserfassung, Eskalation bei Problemen
Zugriff auf Richtlinien, Formulare, Handlungsanweisungen
Zugriff auf Richtlinien, Formulare, Handlungsanweisungen
Verwaltung von Stellplätzen, Schranken, Nutzergruppen
Anforderungen an Pflege und Umsetzung Versionierung und Änderungsvermerk mit Zuständigkeitszuordnung
Zugriff über Intranet oder App für alle berechtigten Nutzer:innen
Integration in Onboarding, Dienstvereinbarungen, Sicherheitsunterweisungen
Pflegeverantwortung klar benannt, z. B. durch Mobilitätskoordination oder Facility Management
Verknüpfung mit Buchungssystemen, Flottenverwaltung, ESG-Reporting und HR-Systemen
Erfolgsfaktoren hohe Akzeptanz und Verständlichkeit für alle Nutzergruppen
barrierefreier Zugriff im Tagesgeschäft
Zuständigkeiten sind nachvollziehbar und wirksam
kein Sonderregelwerk, sondern Teil des Arbeitsalltags
Rechts- und Berichtssicherheit gewährleistet
Die anweisende Dokumentation zur betrieblichen Mobilität wird genutzt für: den ordnungsgemäßen Betrieb von Mobilitätslösungen
die Rechtskonformität bei Fahrzeugnutzung und Kostenabrechnung
die Integration von Nachhaltigkeitszielen in Mobilitätsentscheidungen
die Klarheit über Berechtigungen, Meldepflichten und Verhaltensregeln
die digitale Verknüpfung von Infrastruktur, Nutzenden und Steuerungssystemen
Damit wird Mobilität nicht nur bewegt, sondern gesteuert, dokumentiert und nachhaltig organisiert – sicher, nachvollziehbar und serviceorientiert.
