Bereitstellung von vergünstigtem Ladestrom für Mitarbeitende, die ein privates E-Auto nutzen
Die Bereitstellung von vergünstigtem Ladestrom für Mitarbeitende, die ein privates E-Auto nutzen, ist ein rechtlich und steuerlich komplexes Vorhaben, das sorgfältig geplant und umgesetzt werden muss. Unternehmen müssen sowohl steuerliche als auch energierechtliche Vorschriften beachten, um geldwerte Vorteile korrekt zu behandeln und sicherzustellen, dass die Ladeinfrastruktur den eichrechtlichen Vorgaben entspricht. Die genaue Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Nutzung sowie ein transparentes Abrechnungssystem sind ebenfalls entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
Attraktive Stromtarife als Anreiz für die Nutzung von Elektrofahrzeugen im privaten Bereich
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden vergünstigten oder kostenlosen Ladestrom für private E-Autos bereitstellt, gilt dies grundsätzlich als geldwerter Vorteil nach deutschem Steuerrecht. Dies bedeutet, dass der Wert des bereitgestellten Stroms in der Regel als zusätzliches Einkommen des Mitarbeiters behandelt wird und entsprechend steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Der geldwerte Vorteil ergibt sich aus dem Preisunterschied zwischen dem subventionierten Strom und dem marktüblichen Preis für Strom.
Allerdings gibt es im deutschen Steuerrecht eine Ausnahme, die unter bestimmten Bedingungen die Steuerfreiheit für die Bereitstellung von Ladestrom ermöglicht. Nach § 3 Nr. 46 EStG (Einkommensteuergesetz) sind bestimmte Leistungen des Arbeitgebers zum Aufladen von Elektrofahrzeugen steuerfrei, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber auf dem Betriebsgelände oder in unmittelbarer Nähe eine Lademöglichkeit bereitstellt und diese den Mitarbeitenden zur Verfügung stellt.
Damit die Steuerfreiheit greift, muss der Strom kostenlos oder vergünstigt bereitgestellt werden, und es darf sich um eine zusätzliche Leistung handeln, die nicht im Austausch für bereits bestehende Gehaltsbestandteile gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung zugunsten eines solchen Vorteils wäre also steuerpflichtig.
Falls der vergünstigte Ladestrom als geldwerter Vorteil betrachtet wird, unterliegt dieser grundsätzlich auch der Sozialversicherungspflicht
Allerdings greifen hier dieselben Regeln wie bei der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 46 EStG: Wird der Ladestrom als zusätzliche Arbeitgeberleistung bereitgestellt, bleibt er sozialversicherungsfrei. Bei Verstößen gegen diese Regelungen, beispielsweise durch eine Gehaltsumwandlung, müssten auch entsprechende Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden.
Technische Infrastruktur und Eichrecht
Für die Bereitstellung von Ladestrom muss das Unternehmen sicherstellen, dass die eingesetzte Ladeinfrastruktur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere im Hinblick auf das Eichrecht. Gemäß dem Mess- und Eichgesetz (MessEG) und der Mess- und Eichverordnung (MessEV) müssen Ladesäulen geeichte Messsysteme zur Erfassung der abgegebenen Energiemengen besitzen. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass die abgerechnete Strommenge genau und transparent erfasst wird. Unternehmen, die Ladestrom abrechnen wollen, müssen also auf Ladeinfrastrukturen zurückgreifen, die den eichrechtlichen Vorgaben entsprechen.
Verstöße gegen das Eichrecht können zu Bußgeldern führen und auch zivilrechtliche Haftungsansprüche auslösen, falls Mitarbeitende oder Dritte ungenau abgerechnete Strommengen reklamieren. Daher ist es ratsam, nur mit Anbietern zusammenzuarbeiten, deren Ladeinfrastrukturen diesen Vorschriften entsprechen.
Nutzung durch Dritte und Weiterverkauf von Strom
Sollte das Unternehmen Ladestationen nicht nur für Mitarbeitende, sondern auch für Dritte (z.B. Besucher) bereitstellen, ist es notwendig, die Regelungen zur Stromweitergabe zu beachten. Nach dem Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) bedarf der Weiterverkauf von Strom grundsätzlich einer Erlaubnis, es sei denn, es handelt sich um eine sogenannte "gewerbliche Nebenleistung". Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden Strom für das Laden privater Elektrofahrzeuge zur Verfügung stellen dürfen, ohne eine spezielle Erlaubnis als Stromversorger zu benötigen, solange dies nicht im Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit steht.
Jedoch dürfen Unternehmen den Ladestrom nur zum Selbstkostenpreis oder günstiger an die Mitarbeitenden weitergeben. Ein Gewinnstreben aus dem Verkauf von Strom wäre genehmigungspflichtig und könnte steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Bei der Preisgestaltung ist darauf zu achten, dass die Kosten für den Ladestrom entweder durch Subventionierung unter dem marktüblichen Niveau bleiben oder zumindest nicht mit Gewinnerzielungsabsicht weitergegeben werden.
Dienstwagen und private Nutzung
Besondere steuerliche Regelungen gelten, wenn der Mitarbeiter einen Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit erhält, der elektrisch betrieben wird. In diesem Fall ist das Aufladen des Fahrzeugs beim Arbeitgeber steuerfrei, da die Aufladung als Teil der Dienstwagennutzung betrachtet wird. Auch hier greift die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 46 EStG, sofern der Ladestrom zusätzlich zum Arbeitslohn bereitgestellt wird.
Anders verhält es sich, wenn ein Mitarbeiter ausschließlich ein privates E-Auto lädt. Hier gilt die oben beschriebene Regelung des geldwerten Vorteils, es sei denn, die Steuerbefreiung greift.
Abrechnungssystem und Dokumentationspflichten
Zur Vermeidung von steuerlichen und rechtlichen Problemen sollten Unternehmen ein transparentes Abrechnungssystem für den Ladestrom einführen. Mitarbeitende sollten entweder über eine App oder ein anderes digitales System die Möglichkeit haben, den Ladeverbrauch genau zu erfassen. Diese Systeme sollten die genutzte Energiemenge und die entsprechende Vergünstigung klar ausweisen. Dies erleichtert nicht nur die Abrechnung, sondern auch die notwendige Dokumentation für die Steuerbehörden.
Da die Bereitstellung von vergünstigtem Ladestrom in bestimmten Fällen steuerfrei ist, muss das Unternehmen in der Lage sein, den Behörden gegenüber nachzuweisen, dass die Regelungen zur Steuerbefreiung korrekt angewendet wurden. Dies erfordert eine saubere Dokumentation aller gewährten Vorteile und eine klare Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Nutzung.
Verbraucherschutz und AGB
Unternehmen, die vergünstigten Ladestrom bereitstellen, sollten darauf achten, dass sie den Verbraucherschutz beachten, insbesondere in Bezug auf faire Vertragsbedingungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Dies gilt insbesondere, wenn der Ladestrom nicht nur den eigenen Mitarbeitern, sondern auch externen Personen angeboten wird. Hier müssen die AGB die Konditionen der Nutzung, Preisgestaltung und Haftungsfragen klar regeln. Zudem sollten die Mitarbeitenden darüber informiert werden, unter welchen Bedingungen sie den Strom nutzen können und welche Folgen es hat, wenn z.B. Ladeplätze zu lange blockiert werden.
